Nhiều tính năng mới trong Office 2013 hướng tới việc sao lưu và chia sẻ các file trực tuyến. Để sử dụng các tính năng này, bạn cần phải có tài khoản Microsoft miễn phí (Microsoft Account, trước đây có tên gọi là Windows Live ID) nếu chưa có. Sau đó, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình để truy cập OneDrive, đây là một không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và file khác.
OneDrive trước đây được gọi là SkyDrive. Về cơ bản không có gì khác biệt trong cách thức hoạt động của OneDrive - nó chỉ là một cái tên mới được đặt cho một dịch vụ hiện có. Trong vài tháng tới, bạn vẫn có thể thấy SkyDrive trong một số sản phẩm của Microsoft.
Lợi ích của việc sử dụng tài khoản Microsoft
Dưới đây là một số điều bạn có thể thực hiện với tài khoản Microsoft của mình:
- Truy cập các file của bạn ở bất cứ đâu: Bạn có thể lưu các tệp tin vào OneDrive của mình và truy cập các tệp tin này từ bất kỳ máy tính nào có kết nối mạng Internet. Điều này giúp giữ an toàn cho các tệp tin của bạn nếu có chuyện gì xảy ra với máy tính.
- Chỉnh sửa các file trong trình duyệt web: Nếu bạn đang sử dụng máy tính không có Microsoft Office, bạn có thể sử dụng Office Online (trước đây gọi là Office Web Apps) để chỉnh sửa tài liệu trong trình duyệt miễn phí. Office Online bao gồm các phiên bản đơn giản của Word, Excel, PowerPoint và OneNote.
- Chia sẻ các file: Thật dễ dàng để có thể chia sẻ file trên OneDrive của bạn với bạn bè hay đồng nghiệp. Bạn có thể thiết lập quyền cho phép chỉnh sửa tài liệu hoặc chỉ đọc file. Tùy chọn này phù hợp để cộng tác làm việc bởi vì nhiều người có thể tham gia chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc (còn được gọi là đồng tác giả).
Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tham khảo bài viết Hướng dẫn lập tài khoản Microsoft nhanh nhất của chúng tôi.
Đăng nhập vào Office 2013:
Khi sử dụng Office lần đầu tiên, nó sẽ yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Microsoft. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn đăng nhập tại thời điểm đó, bạn có thể chọn đăng nhập sau.
1. Chú ý vào góc phía trên bên phải, nhấp chuột vào Sign in (Đăng nhập).
2. Nhập địa chỉ email của bạn; rồi nhấp chuột vào Đăng nhập.
3. Click chuột vào khung nhập Password (Mật khẩu).
4. Nhập mật khẩu và sau đó click vào Đăng nhập.
5. Tên tài khoản của bạn bây giờ sẽ xuất hiện ở góc phía trên bên phải.
Đăng xuất khỏi Office 2013
Nếu bạn đang sử dụng Office tại nhà hoặc tại nơi làm việc, sẽ thuận tiện hơn khi duy trì trạng thái đăng nhập. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng chung máy tính (ví dụ, ở thư viện hoặc trung tâm dịch vụ văn phòng), hãy nhớ phải đăng xuất ngay sau khi hoàn thành. Điều này sẽ ngăn người khác truy cập vào các file trên OneDrive của bạn.
1. Nhấp chuột vào vào tab File
2. Nhấp vào Account (Tài khoản) rồi chọn Sign out (Đăng xuất).
3. Một thông báo cảnh báo sẽ xuất hiện. Nhấp chuột vào Yes (Có) để đăng xuất.
Nếu đăng nhập vào Windows 8 bằng tài khoản Microsoft của mình, bạn sẽ tự động đăng nhập vào Office 2013 và không cho phép bạn đăng xuất khỏi Office. Thay vào đó, bạn có thể đăng xuất khỏi Windows 8 để ngăn người khác truy cập tệp tin của mình.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây với OneDrive
Khi đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình, OneDrive sẽ xuất hiện dưới dạng tùy chọn bất cứ khi nào bạn lưu hoặc mở tệp tin. Bạn vẫn có tùy chọn lưu tệp tin vào máy tính. Tuy nhiên, việc lưu các tệp tin vào OneDrive cho phép bạn truy cập chúng từ bất kỳ máy tính nào và bạn cũng có thể chia sẻ tệp tin với bạn bè hoặc đồng nghiệp.
Ví dụ: khi bạn nhấp chuột vào Save As (Lưu với tên khác), bạn có thể chọn OneDrive hoặc máy tính để lưu.
Tải lên các tệp tin hiện có một cách an toàn
Có thể bạn đã có sẵn tài liệu trên máy tính của mình, ví dụ trong Documents library (Thư viện tài liệu) hoặc trên máy tính để bàn. Nếu quyết định tải chúng lên OneDrive, điều quan trọng là bạn phải hiểu rằng mình đang tải lên một bản sao của mỗi tệp tin. Để tránh những vấn đề rắc rối xảy ra, bạn chỉ nên chỉnh sửa phiên bản trên OneDrive. Nếu bạn vẫn có một bản sao của tệp tin trên máy tính (trong Documents library, chẳng hạn), bạn có thể xóa bản sao đó hoặc giữ nó làm bản sao lưu.
Một giải pháp khác là tải xuống ứng dụng Microsoft OneDrive. Ứng dụng tạo một thư mục trên máy tính mà vẫn đồng bộ với OneDrive của bạn. Sau đó, bạn chỉ cần di chuyển tài liệu của mình vào thư mục đó để tải chúng lên OneDrive. Kể từ đó các tệp tin sẽ đồng bộ hóa, bạn có thể tự mở chúng từ thư mục, hoặc từ OneDrive của bạn.
Chia sẻ và cộng tác với OneDrive
Office 2013 cho phép bạn chia sẻ tài liệu, spreadsheets (bảng tính trong máy tính) và presentations (bản trình bày). Một khi bạn đã lưu tập tin vào OneDrive, bạn có thể mời mọi người đọc hoặc chỉnh sửa nó. Những người bạn chia sẻ không cần phải có Office 2013; họ có thể đọc hoặc thực hiện các chỉnh sửa đơn giản với Office Online.
Cộng tác trong Office
Với một số dự án, bạn có thể cần nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu. Khi bạn chia sẻ tài liệu với OneDrive, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một lúc. Đây được gọi là co-authoring (đồng tác giả). Đồng tác giả có thể được sử dụng với Word và PowerPoint, nhưng hiện chưa có với Excel. Mỗi người sẽ cần phải sử dụng Office 2013 hoặc Office Online.
Nếu có nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, bạn sẽ thấy một biểu tượng ở cuối màn hình cho thấy có bao nhiêu người cũng đang chỉnh sửa nó. Ngoài ra, bạn có thể xem tên của họ bằng cách nhấp vào biểu tượng.
Đồng tác giả hoạt động một chút khác biệt trong mỗi chương trình Office. Ví dụ: trong Word 2013, bạn sẽ không thấy những thay đổi của mọi người trong tài liệu khi họ thực hiện. Thay vào đó, mỗi khi bạn lưu tài liệu, nó sẽ cập nhật để hiển thị những thay đổi của mọi người. Ngoài ra, đồng tác giả không làm việc trong Excel 2013, nhưng nó sẽ hoạt động nếu tất cả mọi người đang sử dụng Excel trong Office Online.
Xem thêm: Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 1): Các tác vụ cơ bản trong Word
Chúc các bạn vui vẻ!